Ettevõtte kommunikatsioonijuhtimine on brändile pikema eluea planeerimine

Iga ettevõte, suur või väike, alustav või juba aastaid tegelev, IT-startup või saapatehas peaks tundma huvi, et tema bränd koos selle lubaduse ja väärtustega on jõudnud organisatsioonist endast välja ja on loonud positiivse suhtumise ettevõtte brändi suhtes. Kommunikatsioonijuhtimine, pikaajalisem ja ettepoole vaatav strateegia brändi kommunikeerimiseks on siin äärmiselt oluline. Erinevalt müügist, ei pruugi kommunikatsiooniga või lühemalt PR-iga tegelemine anda kohest ja kiiret tulemust, küll aga võimaldab see luua tugevama aluse, positiivse vastuvõtu müüki tehes ja tulemusi ka siis, kui müügitegevus langeb. Selles postituses räägin ühest väga väikesest ja kitsast osast kommunikatsioonijuhtimises – meediasuhtlus ja konkreetselt sellest, mis on ja kuidas kirjutada pressiteadet oma sõnumite edastamiseks ja dialoogi tekitamiseks.

Pressiteade on vahend oma sõnumite edastamiseks

Pressiteade on kommunikatsioonijuhtimises kasutatav vahend organisatsiooni sõnumi (info, arvamus, kutse) edastamiseks avalikkusele.

Üldjoontes on pressiteate tekst koostatud kindla süsteemi järgi, sisaldades vastuseid küsimustele kes, mida, millal, kus ja miks tegi või hakkab tegema. Olemas on tähtsad kuupäevad, olulised kõneisikud ja nende tsitaadid, võimalusel ka pilt, visuaalne materjal, mida teemaga siduda saaks.

Eesmärgiks on teavitada organisatsioonis toimuvast olulisest sündmusest, anda seisukoht, jagada informatsiooni arengute või uuenduste kohta, mis peaks avalikkust laiemalt ja konkreetset sihtgruppi kitsamalt kaasama organisatsiooni tegevusse, seda ka näiteks kaasa mõtlemise ergutamiseks. Järgnevalt aga lähemalt.
Miks ja mis puhul saata pressiteade?

Pressiteade on lihtsasti tehtav ja kõigile võrdselt kättesaadav viis organisatsioonis toimuvast teavitamiseks.

Enamasti saadetakse pressiteateid siis, kui:

• sul on öelda midagi uut;
• toimumas on südmus, kuhu on vaja kedagi kutsuda;
• vaja on anda lisa- või taustinfot millegi võibolla väheaktuaalse kohta või vastupidi just hetkel tõstatunud teema kohta;
• vaja on täpsustada või ümber lükata mingi olemasolev info oma faktide või arvamustega.

Pressiteate saatmine aitab ka pildil olla ning aidata ajakirjanikel leida teemasid ja isikuid, kes võiksid olla kontaktiks hiljem, kui mõni konkreetne teema tekib. See ei tähenda, et iga päev peaks ajakirjandust üle uputama oma sõnumitega, just vastupidi – sinu sõnum peab olema vajalik, huvitav ja suunatud ka õigele ajakirjanikule.

Oma sõnumit koostades ja seda saates tuleb sul mõelda, et su lõppsihtgrupp ei ole siiski ajakirjanik, vaid konkreetsed meediaväljaande jälgijad. Pea seda silmas ajakirjanike ja meediaväljaannete valimisel, kellele pressiteadet saata.

NB! Alati saada pressiteade esmalt oma organisatsioonisiseselt ning oma organisatsiooni veebilehel, vajadusel ka partneritele ja klientidele – oma töötaja ja lähiring peaks toimuvaga ennem kursis olema kui välisring.
Kuidas kirjutada pressiteadet?

Vaadake ajakirjanduses erinevaid uudiseid ja te oskate sisuliselt pressiteadet selle järgi koostada. Pressiteadet koostatakse samamoodi, nagu ajakirjanik teeb uudist, vastates küsimustele:

• Kes tegi?
• Mida tegi?
• Millal tegi?
• Kus tegi?
• Miks tegi?

Pressiteate pikkus võiks olla kuni üks A4, kui sul on lisainformatsiooni, siis saad suunata lingiga edasi või kutsudes üles enda/pressiesindajaga ühendust võtma.

Lisaks üldisele stiilile jälgige, et sinu kirjastiil vastab sinu ettevõtte või MTÜ väärtustele ja kultuurile. Pealkirjas püüdke olulised märksõnad välja tuua.

Paljude pressiteadetega juhtub, et need üsna üks-ühele toimetatakse ajakirjanike poolt lihtsalt veidi ümber ja nii võib näha sama uudist, samal kujul erinevates kanalites. Küll juhtub see peamiselt ikka online-meedias. Nii on näiteks Haridus- ja Teadusministeeriumi pressiteade jõudnud kenasti mitmesse kohta sama pealkirjaga. Algne pressiteade on siin.

Pressiteate vorm ja “kohustuslikud” osad

Sul on olemas sisu, planeeritud kõneisikud ja oled valmis pressiteadet kirjutama. Üks oluline osa, mis sul peaks pressiteateks valmis olema, on ettevõtte või organisatsiooni enda tutvustus, mis lisatakse pressiteate lõppu. See on 3-5 lausega (võimalikult lühike ja nii pikk kui vaja) öeldud, kes on saatja, millega ta tegeleb ja mida ajakirjanik organisatsioonist teadma peaks. See on justkui sinu ettevõtte liftikõne.

Lae alla pressiteate vorm.

Seda vormi saad oma ettevõtte pressiteate koostamiseks lihtsalt kasutada. Dokumendis on lisaks pressiteate mallile ka neli erinevat pressiteadet erinevast valdkonnast, et anda aimu, kuidas igapäevaselt neid kirjutatakse. Alati ei pea ju 100% malli järgi tegema!

(Kvaliteetne) sisu üle kõige!

Mõned õtted kogemusest. Pressiteade pole kindlasti imevits, mis kõik mured lahendab ja mis üksinda muudab sinu brändi hüper-super-heaks ja kõigile nähtavaks. Pressiteate saatmisel ja selle reaalse mõju nägemise vahel on oluliseks kriteeriumiks:
a) järjepidevus – sa oled avatud ja saadad järjepidevalt infot, mis on organisatsioonis toimumas, arvestades, et ka ajakirjanik on inimene ja mitte kõik pressiteated ei pea muutuma sensatsiooniliseks esilooks. Järjepidevus tekitab usaldusväärsuse ja teadmise, mis teemadel sinu poole pöörduda võib ka siis, kui ajakirjanikul endal on küsimus tekkinud.
b) oluline ja huvitav sisu – sisu ja teemad, mis sa pakud, on olulised või õigesti ajastatud ja võimalikult visuaalsed. Eesti Rahva Muusemis töötades sai saadetud pressiteateid ka siis, kui olime parasjagu kogusid keldrist ära viimas, kuna laest tuli vett läbi. Selge vihje, et eestlaste ajalugu ja identiteedivaramu ei saa sellistes tingimustes olla.
c) aktiivselt ajakirjanduse ja oma organisatsioonis toimuva jälgimine ning teadmine, mis infot on vaja, mis annaks lisaväärtust. Millest kirjutada? Sellest, mida peaksid sinust sinu kliendid, partnerid ja teised sihtgrupid teadma, mõistmaks, kes sa oled ja mille eest sinu bränd “seisab”. Olgu selleks rekordilised müügitulemused tänu millele kogu meeskond viiakse puhkama soojale saarele, ainulaadse raamatu avaldamine, mured, millega seisate vastakuti, kuid mis on olulised ka ühiskonnale, oma valdkonna temaatkal tekkinud arutelus oma seisukohad, konverentsi korraldamine, mis toob Eestisse esinejaid, kes on oma valdkonna eksperdid, jne., jne.

Loodan, et sellest on sulle abi. Oled teretulnud oma arvamust jagama – kas pressiteade on sind kuidagi aidanud?

Liisi Toom

Persoonibrändi ja kommunikatioonijuhtimise nõustaja, ettevõtja, elustiili blogija ja soorituscoach. Minu fookuses on toetada neid, kes plaanivad tuua enda elus ja maailmas positiivseid muutusi, luua oma elu oma tingimustel. Teen seda läbi tervikliku persoonibrändi, mõjujõu avastamise ja vaimse treeningu coachingu ja koolituste. Vabal ajal joon liiga palju kohvi, katsetan taimsete toitudega ja käin Emajõel aerutamas.