• et

Kalendrid, kalendrid, kalendrid. Ettevõtja ajaplaneerimisest

Lihtne Moleskine kalendermärkmik 2016

Lihtne Moleskine kalendermärkmik 2016

Kalendrid on kohal! Veel on oktoober, aga juba on uue aasta kalendermärmikud poodidesse jõudnud. Ühe ettevõtja olulisem oskus on oma aega hästi planeerida, selles just kalendrid aitavad. Mina olen juba tuntud kalendrite armastaja, aastaid tagasi koostasin Outlook kalenri kohandamisvõimalusi kasutades ise oma aasta-kalendri, mille välja printisin. Nii head kalendrit veel maailmas tehtud pole.

Viimased kolm aastat olen kasutanud Moleskine väikeseid taskukalendreid. Seda Moleskine-i kvaliteedi, mõusa paberi ja kõige parema layuti pärast – nädalavaade, ruum märkmete ja kontaktide jaoks. Lisaks vahvad kleepsud.

Uus aasta aga tõotab tööalaselt tulla tihedam, mistõttu otsustasin uueks aastaks osta juba suurema, A5 kalendri. Valikuid oli mitu, Rahvaraamatu laud oli täis erinevate päeva-nädala ja kuuvaadetega Moleskine kalendreid (teisi brändimarke isegi väga ei vaadanud, sest nad ei ole nii head, minu jaoks). Päris sarnast, nagu taskukalender, A5 suuruses ei olnud. Üks oli, mis oli huvitavam, koos ToDo nimekirjaga, aga see oli esiteks väga paks ja teiseks – 40+ eurot ma ka valmi ei ole maksma. Nii jäigi valik õhemale, nädalavaatega märkmikule, millel küll puudus ToDo nimekiri ja koht märkmete jaoks, aga saan selle ise sisse tekitada joonestades nädalavaate keskosa ja jättes selle ruumi lisamärkmeteks.

Minu ajaplaneerimine

Juba valmis uueks aastaks. Lisaks Moleskine märkmikule on olulisteks juhtudeks vaja Parkeri sulepead

Juba valmis uueks aastaks. Lisaks Moleskine märkmikule on olulisteks juhtudeks vaja Parkeri sulepead

Paljud kliendid on tänanud ja öelnud, et üks parim asi, mida nad minu palkamisel saavad, on süsteemsem tegevus ja kohustus oma aega efektiivsemalt planeerida (sest peavad kellelegi pärast aru andma). Olgem ausad, kuna mina ei pea aru andma, siis pean ise end motiveerima aega planeerima.

Kalendrid ja süsteem, mida kasutan oma aja planeerimiseks

  • Google Kalender – tööasjade kaardistamiseks ja klientidele ning oma kolleegidega jagamiseks, et saaks teha broneeringuid ja ühtlustada oma tegevusi. Seal on ka Agentuuri ja klientide turundustegevused – kunas tuleb teha uus blogipostitus ja et kliendi X uudiskirja tähtaeg läheneb. Kui soovid vaadata Agentuuri avalikke sündmusi või leida endale nõustamisaega, vaata siia.
  • Outlook calendar – õpingud ja eraviisilised tegevused. Osaliselt seotud Google Calendriga
  • Moleskine kalendermärkmik – kõik tegevused, kool, era, töö. Lisaks kasutan seda omamoodi päevikuna, kus kirjas kes n parasjagu kliendid, mis on üldised eesmärgid, mis sai tehtud, osaliselt ka raha kaardistamine – millele kui palju kulus ja mis oli tulu. See on alus minu aastaaruande tegemisel ja kui midagi olen unustanud Googlisse või Outlooki panna, siis Moleskine-is peab see olema. Seal on ka kõik uued numbrid, mida ehk ei ole telefoni pannud.

Kalendreid vaatan iga pühapäev või esmaspäeva varahommik üle, lisan oluised tegevused (kontrolltööd, uudiskirja saatmised, kohtumised) ja märgin ära, mis on tehtud (x või linnuke tegevuse lõpus). Tegemata jäänud asjad viin uude nädalasse või kokkulepitud päevale.

Pane oma kalendrisse kirja portfoolio koolitus 27. novembril.

Lisaks kalendritele on mul ka muidugi hulga tavalisi märkmikke. Nii Moleskine-i omi aga ka muid. Eks mul on see veres, juba lapsest saati olen kontoritarbeid armastanud. Mäletan oma esimest töökohta sekretär-assistendina, kui minu üks esimesi tööülesandeid oli minna ja osta kogu kontorile pastakaid, pabereid, märkmikke ja muid tarbeid. Olin nagu väike laps Büroomaailma suures Tallinna Liivalaia kommipoes. Mul ei oleks mingi probleem veenda ilmselt nii kontoritarvete poodi kui ka reklaamkingituste firmat, et ma oleks parim uus töötaja neile. Sellises poes ja ettevõttes oleks ilmselt lust tööd teha.

Kulutatud aja jälgimine ja analüüs – Toggl

Väga hea vahend analüüsimaks, kuhu su aeg läheb. Vaata lisa toggl.com

Väga hea vahend analüüsimaks, kuhu su aeg läheb. Vaata lisa toggl.com

Kui kalender aitab planeerida ette ja hoida ülevaadet, mida kunas ja kellega teha tuleb, siis oma igapäevase töövahendina aja arvestamisel kasutan Toggl-it. Eestlaste tehtud ajajälgimissüsteemi. Selle alusel mõõdan, kui palju aega millelegi kulutan ja selle järgi esitan prast ka arveid või hindan, kas olen laiselnud või olen ikka korralikult tööd teinud. See on minu piits ja tõestusmaterjal.

Togglit võib minu arvates kasutada kahel moel:

  1. igapäevaselt, kui sinu töötasu sõltub konkreetselt kulutatud ajast. Sel juhul iga konkreetse tegevuse alguses ja lõpus märgid selle ära Toggl-is aja jälgimisega.
  2. Teatud periood ülevaate saamiseks. Kui sa ei mõista, kuhu su aeg kaob või soovid enda jaoks aru saada, kui palju keskmiselt üks või teine töölõik aega võtab, siis jälgi kuskil kuu aja jooksul väga täpselt, millele sa oma aega kulutad. Hiljem saad selle tulemuse järgi teha parandusi oma ajaplaneerimises aga ka võtta seda aluseks hinnapakkumiste tegemisel.

Kuidas sina oma aega planeerid? Milliseid vahendeid kasutad?

Lisa oma kommentaar postituse alla.

PS: Ära unusta liitumast ka persoonibrändi siseringiga ja jälgimast meid Facebookis.

Jäta oma kommentaar