• et

Olulised ajaplaneerimise tööriistad

Lihtne Moleskine kalendermärkmik 2016

Lihtne Moleskine kalendermärkmik: minu igapäevane kaaslane

Kalendrid on kohal! Veel on oktoober, aga juba on uue aasta kalendermärmikud poodidesse jõudnud. Ühe ettevõtja olulisem oskus on oma aega hästi planeerida, selles just kalendrid aitavad. Mina olen juba tuntud kalendrite armastaja, aastaid tagasi koostasin Outlook kalenri kohandamisvõimalusi kasutades ise oma aasta-kalendri, mille välja printisin. Nii head kalendrit veel maailmas tehtud pole.

Viimased kolm aastat olen kasutanud Moleskine väikeseid taskukalendreid. Seda Moleskine-i kvaliteedi, mõusa paberi ja kõige parema layuti pärast – nädalavaade, ruum märkmete ja kontaktide jaoks. Lisaks vahvad kleepsud.

Uus aasta aga tõotab tööalaselt tulla tihedam, mistõttu otsustasin uueks aastaks osta juba suurema, A5 kalendri. Valikuid oli mitu, Rahvaraamatu laud oli täis erinevate päeva-nädala ja kuuvaadetega Moleskine kalendreid (teisi brändimarke isegi väga ei vaadanud, sest nad ei ole nii head, minu jaoks). Päris sarnast, nagu taskukalender, A5 suuruses ei olnud. Üks oli, mis oli huvitavam, koos ToDo nimekirjaga, aga see oli esiteks väga paks ja teiseks – 40+ eurot ma ka valmi ei ole maksma. Nii jäigi valik õhemale, nädalavaatega märkmikule, millel küll puudus ToDo nimekiri ja koht märkmete jaoks, aga saan selle ise sisse tekitada joonestades nädalavaate keskosa ja jättes selle ruumi lisamärkmeteks.

Minu ajaplaneerimine

Paljud kliendid on tänanud ja öelnud, et üks parim asi, mida nad minu palkamisel saavad, on süsteemsem tegevus ja kohustus oma aega efektiivsemalt planeerida (sest peavad kellelegi pärast aru andma). Olgem ausad, kuna mina ei pea aru andma, siis pean ise end motiveerima, et asjad tehtud saaks, eesmärgid täidetud ja seda kõike nii, et ise ka terveks jääks. Aastate jooksul olen kujundanud endale sobivad süsteemid, mida aeg-ajalt uuendan. Usun, et ajaplaneerimises ei ole kõigile sobivat üht lahendust, vaid igaühe eripäradest lähtuvad strateegiad. Ainuke, mis on tähtis kõigile, on oskus seada prioriteete, eesmärke ja teada, mis tõeliselt tähtis. Muu on juba tehniline küsimus.

Kalendrid ja süsteem, mida kasutan oma aja planeerimiseks

Google kalender

Google kalender on tööasjade kaardistamiseks ja klientidele ning oma kolleegidega jagamiseks, et saaks teha broneeringuid ja ühtlustada oma tegevusi. Seal on ka Agentuuri ja klientide turundustegevused – kunas tuleb teha uus blogipostitus ja et kliendi X uudiskirja tähtaeg läheneb. Samuti on Google hea teistega seotud sündmuste kaardistamiseks, nende osalema kutsumiseks.

Outlooki kalender

Outlook on minu lemmik olnud enne, kui Google oma kalendriga välja tuli. Sinna panen pigem eraasjad ja pikemad plaanid. Siin mängin läbi aasta-plaane ja salvestan näiteks aerutamise võistluskalendri. Kui midagi välja tahan printida, siis teen seda just Outlooki kalendrist. Olen osaliselt sidunud ta ka Google kalendriga, kuid fookus on pikematel strateegiatel ja isiklikel teemadel.

Moleskine kalendermärkmik

Igal juhul eelistan pabermärkmikut. Kui seal ei ole, pole olemas. Olulisem erinevus Moleskini ehk siis üldse pabermärkmiku puhul minu jaoks on see, et siin on ka märkmed asjadest, mis on tehtud. Nii võin küll kasutada Toggl-it kliendiga kohtumisaja märkimiseks, kuid pabermärkmikus on see ka paigas. Nii on mul alati kindel tunne, et kõik eripärad on arvestatud. Lisaks on siin minu jooksvad teha-nimekirjad, ideed, eemsärgid, fookus ja vahel ka kalkulatsioonid. See on alus minu aastaaruande tegemisel ja kui midagi olen unustanud Googlisse või Outlooki panna, siis Moleskine-is peab see olema. Tõeline elu käib just Moleskine-i pabermärmikus, sest ise käsitsi kirjutades on mu enda loovus ja taju tugevam.
Seega siin on kaetud siis kõik tegevused: kool, era, töö. Miks Moleskine? Sest see on parima kvaliteediga paber, luksusliku, kuid tagasihoidlik nahkkaas ja minule sobiv sisujaotus ilma liigsete viledeta.

Millal kalendrit täita?

Kalendreid vaatan iga pühapäev või esmaspäeva varahommik üle, lisan oluised tegevused (sündmused, kliendikohtumised, blogipostitused, kohtumised) ja märgin ära, mis on tehtud (x või linnuke tegevuse lõpus). Tegemata jäänud asjad viin uude nädalasse või kokkulepitud päevale. Nii on mul kogu aeg ülevaade oma puudujääkidest (saan mõtiskleda, miks see või teine teema ei edene), saan ette planeerida koostööd (piisav aeg, kui teisel inimesel ei ole võimalik kiiresti vastata) ning kiidan end ka tehtud asjade üle.

Ajaplaneerimise lisavahendid

Lisaks kalendritele on mul ka muidugi hulga tavalisi märkmikke. Nii Moleskine-i omi aga ka muid. Kasutan ka palju post-it-e ja spetsiaalselt kujundatud teha-nimekirju (check-liste).
Eks mul on see veres, juba lapsest saati olen kontoritarbeid armastanud. Mäletan oma esimest töökohta sekretär-assistendina, kui minu üks esimesi tööülesandeid oli minna ja osta kogu kontorile pastakaid, pabereid, märkmikke ja muid tarbeid. Olin nagu väike laps Büroomaailma suures Tallinna Liivalaia kommipoes. Mul ei oleks mingi probleem veenda ilmselt nii kontoritarvete poodi kui ka reklaamkingituste firmat, et ma oleks parim uus töötaja neile. Sellises poes ja ettevõttes oleks ilmselt lust tööd teha.
Olulisemaks lisatööriistaks ajaplaneerimises on Toggl, millest räägin ka veidi lähemalt.

Kulutatud aja jälgimine ja analüüs – Toggl

Väga hea vahend analüüsimaks, kuhu su aeg läheb. Vaata lisa toggl.com

Väga hea vahend analüüsimaks, kuhu su aeg läheb. Vaata lisa toggl.com

Kui kalender aitab planeerida ette ja hoida ülevaadet, mida kunas ja kellega teha tuleb, siis oma igapäevase töövahendina aja arvestamisel kasutan Toggl-it. Eestlaste tehtud ajajälgimissüsteemi. Selle alusel mõõdan, kui palju aega millelegi kulutan ja selle järgi esitan prast ka arveid või hindan, kas olen laiselnud või olen ikka korralikult tööd teinud. See on minu piits ja tõestusmaterjal.

Kaks viisi, kuidas Togglit kasutada

  1. igapäevaselt, kui sinu töötasu sõltub konkreetselt kulutatud ajast. Sel juhul iga konkreetse tegevuse alguses ja lõpus märgid selle ära Toggl-is aja jälgimisega.
  2. Teatud periood ülevaate saamiseks. Kui sa ei mõista, kuhu su aeg kaob või soovid enda jaoks aru saada, kui palju keskmiselt üks või teine töölõik aega võtab, siis jälgi kuskil kuu aja jooksul väga täpselt, millele sa oma aega kulutad. Hiljem saad selle tulemuse järgi teha parandusi oma ajaplaneerimises aga ka võtta seda aluseks hinnapakkumiste tegemisel.

Kuidas sina oma aega planeerid? Milliseid vahendeid kasutad?

Lisa oma kommentaar postituse alla. Kui vajad abi oma ajaplaneerimises, eesmärkide ja tegevuste ühtlustamises ja tulemuste saavutamistel, võta ühendust! Kirjuta liisi@persoonibrand.ee ja selgita, mis on sinu praegune suurim väljakutse oma eesmärkide saavutamisel ja aja planeerimisel. Olgu see treeningute mahutamine ajakavva, tööde edukas tegemine, prioriteetide seadmine või töö ja eraleu tasakaalu saavutamine. Abi on selleksolemas!

PS: Ära unusta liitumast ka persoonibrändi siseringiga ja jälgimast meid Facebookis ja Instagramis @ persoonibrand.

Jäta oma kommentaar